Privacy Policy
Last updated: May 7, 2026
HMS (“Houtalik Management Systems”) is published by Houtalik. This policy explains what data we process when you use the HMS mobile application, why we process it, and what rights you have.
For any privacy-related question: contact@houtalik.com.
1. Who this policy concerns
HMS is a business tool for retailers (fish shops, seafood markets). Two categories of people are concerned by the data handled in the application:
- Professional users — shop owners and employees who sign in to HMS to run their business.
- End customers — individuals whose orders, contact details, and addresses are entered into HMS by professional users in the course of their business.
2. Data we process
2.1 Authentication data
- Username
- Password (never stored in clear text)
- Shop identifier and trade name
Stored locally inside the operating system's secure storage (iOS Keychain / Android Keystore).
2.2 Data you enter into the app
As part of normal use, you (the professional user) record your customers' orders. This may include:
- Customer name
- Phone number
- Delivery address
- Order details (products, quantities, prices)
- Payment and delivery status history
You remain the data controller for your customer relationships under applicable law. HMS acts as a processor on your behalf.
2.3 Voice recordings
When you create an order using voice recording, the captured audio is:
- Uploaded to our servers
- Processed automatically for transcription and order extraction
- Stored alongside the corresponding order
2.4 Photos and images
When you create an order from images, or update a product photo in the catalog, the image files are:
- Uploaded to our servers
- Processed automatically (vision analysis for order images)
- Stored alongside the corresponding order or product
2.5 Technical data
- Operating system platform and version (iOS / Android), to verify compatibility
- Date and time of actions taken in the application
HMS uses no cookies (it is a native mobile application, not a website). No advertising trackers are embedded.
3. Why we process this data
| Purpose | Legal basis |
|---|
| Authentication and service access | Performance of contract |
| Order, delivery, and payment management | Performance of contract |
| Voice transcription and image analysis | Performance of contract |
| Security and fraud prevention | Legitimate interest |
| Application updates | Legitimate interest |
| Aggregated usage statistics | Legitimate interest |
We never use your data — or your customers' data — for advertising. We do not sell data.
4. Storage and security
- Data is hosted on our secure servers.
- All communication between the app and our servers is encrypted (HTTPS / TLS).
- Login credentials are stored in the operating system's secure vault (iOS Keychain, Android Keystore).
- Access to data is restricted to authorized members of your organization and to authorized technical staff at Houtalik.
No system is infallible. In the event of an incident affecting your data, we will notify you as soon as reasonably possible in accordance with applicable legal obligations.
5. Data sharing
We share your data only with:
- Technical sub-processors (hosting provider, transcription provider, image-analysis provider) — strictly for operations necessary to run the service, under written confidentiality commitments.
- Authorities — where required by law or in response to a valid legal request.
We do not sell, rent, or otherwise make your data available to third parties for commercial or advertising purposes.
6. Retention
- Account data — kept while your account is active. Deleted within 30 days of account closure, except where law requires longer retention.
- Order, delivery, and payment data — retained for the period required by applicable accounting and tax obligations (typically 10 years in Tunisia).
- Voice recordings and order images — retained alongside the corresponding order for the same duration, or deleted on request once analysis is complete.
- Technical logs — 12 months maximum.
7. Your rights
Subject to applicable data protection law (Tunisian Organic Law no. 2004-63, GDPR where applicable), you have the right to:
- Access — obtain a copy of the data we hold about you
- Rectification — correct inaccurate data
- Erasure — request deletion of your data
- Restriction — pause processing in certain cases
- Objection — object to processing in certain cases
- Portability — receive your data in a structured, machine-readable format
To exercise any of these rights, write to contact@houtalik.com with details of your request. We respond within one month.
You also have the right to lodge a complaint with the Instance Nationale de Protection des Données Personnelles (INPDP) in Tunisia, or with the data protection authority of your country of residence.
8. Children
HMS is intended for professional use by adults. We do not knowingly collect data from children. If you believe a child has provided data to us, please contact us so we can delete it.
9. International transfers
Where data is transferred outside your country of residence, we put appropriate contractual and technical safeguards in place to ensure an equivalent level of protection.
10. Changes to this policy
We may update this policy to reflect changes in the application or in the law. The “Last updated” date at the top of the document indicates the current version. In case of significant changes, we will notify you through an in-app notification.
11. Contact
Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 7 mai 2026
HMS (« Houtalik Management Systems ») est édité par Houtalik. Cette politique explique quelles données nous traitons lorsque vous utilisez l'application mobile HMS, à quelles fins, et quels sont vos droits.
Pour toute question relative à la confidentialité : contact@houtalik.com.
1. Qui est concerné par cette politique
HMS est un outil de gestion destiné aux commerçants (poissonneries, marchés de produits de la mer). Deux catégories de personnes sont concernées par les données traitées dans l'application :
- Les utilisateurs professionnels — propriétaires et employés des magasins qui se connectent à HMS dans le cadre de leur activité.
- Les clients finaux — personnes dont les commandes, coordonnées et adresses sont saisies dans HMS par les utilisateurs professionnels dans le cadre de leur activité.
2. Données que nous traitons
2.1 Données d'authentification
- Identifiant
- Mot de passe (jamais stocké en clair)
- Identifiant du magasin et raison sociale
Stockés localement dans le coffre sécurisé du système d'exploitation (Keychain iOS / Keystore Android).
2.2 Données saisies dans l'application
Dans le cadre de l'utilisation normale, vous (l'utilisateur professionnel) enregistrez les commandes de vos clients. Cela peut inclure :
- Nom et prénom du client
- Numéro de téléphone
- Adresse de livraison
- Détail de la commande (produits, quantités, prix)
- Historique des paiements et statuts de livraison
Vous demeurez responsable de traitement de vos relations clients au regard de la législation applicable. HMS agit en qualité de sous-traitant pour votre compte.
2.3 Enregistrements vocaux
Lorsque vous créez une commande par enregistrement vocal, l'audio capté est :
- Téléversé sur nos serveurs
- Traité automatiquement pour transcription et extraction des informations de commande
- Conservé associé à la commande correspondante
2.4 Photos et images
Lorsque vous créez une commande à partir d'images, ou lorsque vous mettez à jour la photo d'un produit dans le catalogue, les fichiers images sont :
- Téléversés sur nos serveurs
- Traités automatiquement (analyse visuelle pour les images de commandes)
- Conservés associés à la commande ou au produit correspondant
2.5 Données techniques
- Plateforme et version du système d'exploitation (iOS / Android), pour vérifier la compatibilité
- Date et heure des actions effectuées dans l'application
HMS n'utilise aucun cookie (c'est une application native, pas un site web). Aucun traceur publicitaire n'est intégré.
3. Finalités du traitement
| Finalité | Base légale |
|---|
| Authentification et accès au service | Exécution du contrat |
| Gestion des commandes, livraisons et paiements | Exécution du contrat |
| Transcription vocale et analyse d'image | Exécution du contrat |
| Sécurité et prévention de la fraude | Intérêt légitime |
| Mise à jour de l'application | Intérêt légitime |
| Statistiques d'utilisation agrégées | Intérêt légitime |
Nous n'utilisons jamais vos données — ni celles de vos clients — à des fins publicitaires. Nous ne vendons pas de données.
4. Stockage et sécurité
- Les données sont hébergées sur nos serveurs sécurisés.
- Toutes les communications entre l'application et nos serveurs sont chiffrées (HTTPS / TLS).
- Les identifiants de connexion sont stockés dans le coffre sécurisé du système d'exploitation (Keychain iOS, Keystore Android).
- L'accès aux données est restreint aux personnes autorisées par votre organisation et au personnel technique habilité chez Houtalik.
Aucun système n'est infaillible. En cas d'incident affectant vos données, nous vous notifierons dans les plus brefs délais conformément aux obligations légales applicables.
5. Partage de données
Nous ne partageons vos données qu'avec :
- Nos sous-traitants techniques (hébergeur, prestataire de transcription, prestataire d'analyse d'image) — uniquement pour les opérations strictement nécessaires au fonctionnement du service, sous engagement écrit de confidentialité.
- Les autorités — lorsque la loi l'exige ou en réponse à une demande judiciaire valide.
Nous ne vendons, ne louons, ni ne mettons à disposition de tiers vos données à des fins commerciales ou publicitaires.
6. Conservation
- Données de compte — conservées tant que votre compte est actif. Supprimées sous 30 jours après fermeture, sauf obligations légales de conservation.
- Données de commandes, livraisons et paiements — conservées pendant la durée requise par les obligations comptables et fiscales applicables (en règle générale 10 ans en Tunisie).
- Enregistrements vocaux et images de commandes — conservés associés à la commande pendant la même durée, ou supprimés sur demande après finalisation de l'analyse.
- Logs techniques — 12 mois maximum.
7. Vos droits
Conformément à la loi organique tunisienne n° 2004-63 (et au RGPD lorsque celui-ci s'applique), vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès — obtenir une copie des données vous concernant
- Droit de rectification — corriger des données inexactes
- Droit d'effacement — demander la suppression de vos données
- Droit à la limitation — suspendre le traitement dans certains cas
- Droit d'opposition — vous opposer au traitement dans certains cas
- Droit à la portabilité — récupérer vos données dans un format structuré et lisible par machine
Pour exercer ces droits, écrivez à contact@houtalik.com en précisant la nature de votre demande. Nous répondons dans un délai d'un mois.
Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Instance Nationale de Protection des Données Personnelles (INPDP) en Tunisie, ou auprès de l'autorité de protection des données de votre pays de résidence.
8. Mineurs
HMS est destiné à un usage professionnel par des adultes. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs. Si vous estimez qu'un mineur nous a transmis des données, contactez-nous afin que nous procédions à leur suppression.
9. Transferts internationaux
Lorsque des données sont transférées en dehors de votre pays de résidence, nous mettons en place les garanties contractuelles et techniques appropriées pour assurer un niveau de protection équivalent.
10. Modifications de la politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter les évolutions de l'application ou de la réglementation. La date de « Dernière mise à jour » en tête du document indique la version en vigueur. En cas de modification importante, vous serez informé par notification dans l'application.
11. Contact